Vorstand

Der Vorstand ist Ansprechpartner für alle Anfragen an den Verein, z.B. durch Pressevertreter. Er ist verantwortlich für die Außenkommunikation, insbesondere mit dem Amtsgericht, Finanzamt und anderen Behörden oder Organisationen und koordiniert die Außenkommunikation aller Vereinsmitglieder.

Er verfasst einen Jahresbericht und sendet diesen ans Kuratorium und an die Controlling-AG.

Er ist verantwortlich für die Vorbereitung und Einladung zu Kuratoriumssitzungen und zur Mitgliederversammlung, das Verschicken von Protokollen sowie die Entgegennahme von Anträgen aller Art.

Er ist zuständig für die Auflösung von AGn bei Verstößen gegen die Satzung oder AG-Verträge. Über die Auflösung entscheidet das Kuratorium.

Kuratorium

Kuratoriumssitzungen sollen möglichst monatlich stattfinden, dürfen aber nicht mit längerem Abstand als 3 Monate stattfinden.

Die Einladung zum Kuratorium erfolgt mindestens 3 Tage vor der Sitzung mit Tagesordnung, Ort und Zeit durch den Vorstand. Die TOPs werden vom Vorstand festgelegt.

Für alle TOPs gilt: Es wird eine Entscheidungsgrundlage (mit Entscheidungsformulierung, Zweck, Begründung) von demjenigen, der den TOP einbringt, drei Tage vorher an die Mitglieder des Kuratoriums verschickt.

Zu Anfang der Kuratoriumssitzung sind ein Sitzungsleiter und ein Protokollant sowie die Tagesordnung festzulegen und die Beschlussfähigkeit des Kuratoriums festzustellen.

Bei Online-Sitzungen gilt eine 3-tägige Abstimmungsfrist, die nach Eingang aller Voten vorzeitig endet.

Kuratoriums-Protokolle werden für alle Mitglieder zugänglich auf der Website veröffentlicht. Das Original-Protokoll wird vom Vorstand unterschrieben, eingescannt und auf dem Server abgelegt.

Mitglieder des Kuratoriums sollen eine Nicht-Erreichbarkeit per E-Mail von länger fünf Tagen vorher dem Kuratorium mitteilen.

Arbeitsgruppen

Der AG-Vertrag dient einer eindeutigen Beschreibung der Arbeit der AG und einer klaren Abgrenzung gegenüber den andern AGn. Er beinhaltet mindestens:

• Name der AG
• Laufzeit des Vertrages
• Datum und Unterschrift
• AG-Sprecher
• Ziele der AG
• Aufgaben der AG
• Budgetplan
• Art und Turnus der Berichte über die AG-Arbeit
• Kriterien, nach denen Mitglieder in die AG aufgenommen werden
• Kriterien, nach denen Aktive aus der AG ausgeschlossen werden
• Kriterien, nach denen der Sprecher der AG gewählt bzw. abgewählt wird Kriterien, nach denen sich die AG selbst auflösen kann

Finanzanträge der AGn werden an das Kuratorium gestellt und von diesem unter Beteiligung der Finanz-AG beschlossen.

Die AGn dürfen ohne den Weg über das Kuratorium von anderen AGn Dinge anfordern.

Das Kuratorium ist nur einzubeziehen, wenn sich Zielstellungen oder Auftrag ändern.

Das Kuratorium ist nur einzubeziehen, wenn sich Zielstellungen oder Auftrag ändern.

Jedes Kuratoriumsmitglied darf jederzeit Einblick in alle Tätigkeiten einer AG bekommen, z.B. in Presseverteiler, Bildarchive, Texte, Buchführung, Mails, Protokolle oder Software.

Hinweise und Vorschläge von außen an die AGn sind immer erlaubt. Eingriffe in die Autonomie der AGn sind jedoch grundsätzlich untersagt, genauso wie die Übernahme von Zuständigkeiten durch andere AGn oder Vereinsmitglieder.

Finanz-AG

Die Aufgaben der Finanz-AG umfassen:
• Einzug der Mitgliedsbeiträge
• Verwaltung von Finanzen und Vereinskonten
• Buchführung
• Finanzplanung
• Jahresbericht für das Kuratorium und Finanzbericht für die MV
• Fundraising für alle Projekte des Vereins unter Mitwirkung der betroffenen AGn
• Archivierung aller Dokumente für mindestens 10 Jahre

Controlling-AG

Die Aufgaben der Controlling-AG umfassen:
• Dokumentation des Fortschritts der Vereinsarbeit, Vereinsentwicklung und strategischen Ausrichtung
• Überwachung der Buchführung und der Entwicklung der Finanzen
• Überwachung der Arbeit des Vorstands und der AGn
• Überwachung der Einhaltung von Terminen und Fristen
• Überwachung der Einhaltung der Satzung
• Überwachung der Gültigkeit von AG-Verträgen, Mitgliedschaften, Protokollen
• Jahresbericht für das Kuratorium und die MV
• Evaluation (Kosten-Nutzen-Analyse) aller Vereinstätigkeiten. Dies beinhaltet die Auflistung aller relevanten Tätigkeiten der AGn mit ihrem zeitlichen bzw. finanziellen Aufwand und dem Nutzen hinsichtlich des Vereinszwecks und der vorhandenen Ressourcen sowie eine Empfehlung einer Gewichtung der Aufgaben und ggf. eines besseren Einsatzes der Ressourcen.

Mitgliederversammlung

Die Einladung zur MV erfolgt mindestens 3 Wochen vor der Sitzung mit Tagesordnung, Ort und Zeit durch den Vorstand. Die Tagesordnungspunkte werden vom Vorstand festgelegt.

Es darf erst eingeladen werden, wenn sämtliche Berichte, die für die MV relevant sind, vorliegen.

Weitere TOPs können durch ordentliche Mitglieder bis eine Woche vor der MV oder am Anfang der MV eingebracht werden und mit einfacher Mehrheit aufgenommen werden. Für alle diese TOPs gilt: Es wird eine Entscheidungsgrundlage (mit Entscheidungsformulierung, Zweck, Begründung) von demjenigen, der den TOP einbringt, an den Vorstand verschickt.

Der Vorstand teilt allen Mitgliedern bis spätestens drei Tage vor der MV schriftlich die beantragte Tagesordnung sowie alle wichtigen Vorlagen mit.

Die Tagesordnung besteht mindestens aus folgenden Punkten:
• Begrüßung
• Wahl des Versammlungsleiters und des Protokollanten
• Beschluß der Tagesordnung und Feststellung der Beschlußfähigkeit der MV
• Bericht des Vorstands über das vergangene Jahr
• Bericht der Controlling-AG und Kassenbericht
• Aussprache zu den Berichten
• Bestätigung der AG-Verträge und der Vereinsordnung
• Entlastung des Vorstands, des Kuratoriums und der AGn

MV-Protokolle werden für alle Mitglieder zugänglich auf der Website veröffentlicht. Das Original-Protokoll wird vom Vorstand abgeheftet.

Beitragsordnung

Der monatliche Regelbeitrag beträgt 4 Euro für jedes Mitglied. Ein ermäßigter Beitrag von 0 Euro ist möglich. Höhere Beiträge sind ebenfalls möglich.

Als Zahlungsweg wird der Bankeinzug bevorzugt. Überweisung wird akzeptiert. Die Zahlung erfolgt auf Wunsch des Mitglieds halb- oder ganzjährlich.

Bei Zahlungsrückständen erfolgt eine zweimalige Mahnung durch die Finanz-AG innerhalb von mindestens 2 Monaten. Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb von 3 Monaten, schlägt die Finanz-AG dem Vorstand eine Kündigung der Mitgliedschaft vor. Das Kuratorium entscheidet über die Kündigung.

Arbeit im Verein

Die Mitarbeit im Verein ist nur für Vereinsmitglieder möglich. Jedes aktive Mitglied sollte sich für die Arbeit in einer oder mehreren AGn entscheiden. Eine Beratung der Arbeitsgruppen oder Zuarbeit kann durch Außenstehende erfolgen.

Sämtliche offizielle Kommunikation ist dem Kuratorium unverzüglich zugänglich zu machen. Sie ist als Mail weiterzuleiten und entsprechend den aktuellen Möglichkeiten abzulegen.